PPIC / Production Planning & Inventory Control

Pada intinya, PPIC bekerja sesuai dengan kaidah empat sehat lima sempurna. Empat sehatnya adalah PDCA (Planing, Doing, Control, Action). Sedang lima sempurnanya adalah Continous Improvement atau perbaikan terus – menerus. Secara ringkas dapat digambarkan sbb :

Planning

Semua komponen sistem manajemen harus dipersiapkan. Makanya PPIC sering disebut Pemersiap Kerja atau Peteknik Industri. Adapun hal – hal yang biasanya dipersiapkan meliputi 5 unsur pokok, yaitu 5M (Man, Money, Material, Machine, Methode).

Man : personil yang dibutuhkan untuk menempati masing – masing stasiun kerja harus dipersiapkan dan ditetapkan kebutuhannya sesuai dengan Standart kompetensi yang seharusnya.

Money : maksudnya bukan uang, tetapi biaya. Artinya perencanaan biaya, atau lebih fokus pada penentuan Harga Pokok Produk. Pada perusahaan besar, bagian cost accounting sudah termasuk merencanakan harga pokok produk.

Material : Bahan baku, bahan pendukung dll harus direncanakan kebutuhannya dan dikendalikan persediaan / stoknya. Sediaan yang banyak belum tentu efisien. Banyak metode – metode yang bisa dipergunakan dalam menentukan rencana kebutuhan dan tingkat sediaan yang tepat. Salah satunya dengan metode MRP (Material Requirement Planning).

Machine : Pada masing – masing stasiun kerja harus ditetapkan spesifikasi dan jumlah mesin yang diperlukan berikut tata letak / layout yang tepat agar tercapai efisiensi dan tidak ada pemborosan karena handling / transportasi serta tidak terjadi arus balik (proses berulang).

Methode : Menetapkan sasaran / target dan strategi masing – masing stasiun kerja. Pembuatan prosedur kerja dan petunjuk teknis / manual instruction yang dilengkapi dengan peralatan / tooling yang diperlukan. Standart Mutu Produk perlu ditetapkan untuk menjaga kestabilan kualitas.

Dengan 5M tersebut, pada akhirnya PPIC dituntuk untuk bisa membuat jadwal produksi yang sesuai dan waktu pengiriman yang tepat.

Doing

Yaitu proses realisasi dari perencanaan / planning. Dimulai dari pembuatan surat perintah kerja, pendelegasian tugas dan wewenang masing – masing seksi serta mensosialisasikan spek – spek perencanaan lewat media presentasi kepada jajaran produksi. Bagian produksi melaksanakan pekerjaan sesuai dengan perencanaannya.

Controll

Proses selanjutnya adalah pengendalian pelaksanaan pekerjaan. Bagian PPIC bertanggung jawab terhadap kelancaran proses produksi. Mutu / kualitas hasil kerja tiap stasiun kerja dipantau dan dikendalikan sesuai dengan standart mutu produk yang telah ditetapkan. Pada intinya, proses control adalah memastikan bahwa realisasi produk telah sesuai dengan yang direncanakan. Setiap ketidaksesuaian dicatat sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan berikutnya.

Action

Action adalah melakukan tindakan pencegahan dan atau perbaikan. Semua ketidaksesuaian yang telah tercatat dianalisa untuk ditetapkan tindakan apa yang harus dilakukan. Prinsip skala prioritas harus dipakai dalam menentukan tindakan mana yang harus didahulukan. Metode kerjanya biasanya dengan Brainstorming, Diagram Pareto, Diagram Fishbone dll.

Continual Improvement

Keempat point diatas belum sempurna jika tidak ada perbaikan terus – menerus (berkelanjutan). Pastikan bahwa ketidaksesuaian yang telah diambil langkah perbaikan dan pencegahannya tidak terulang kembali. Kampanyekan setiap ada metode atau cara kerja yang baru kepada setiap pelaku produksi. Usahakan setiap informasi yang penting sedapat mungkin sampai kepada lini yang dimaksud.