PEMECAHAN MASALAH DALAM GKM
Pemecahan masalah adalah media perantara untuk
mencapai tujuan GKM, artinya melalui pemecahan masalah ini peranan gugus akan
memperoleh makna pengakuan serta penghargaan yang diperlukan untuk mencapai
tujuan akhir GKM, yaitu peningkatan atau usaha dalam arti yang seluas-luasnya.
Dengan demikian, pemecahan masalah adalah kegiatan yang sentral dan sekaligus
vital yang patut memperoleh perhatian besar dari semua pihak. Masalah-masalah
yang digarap oleh gugus adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan pekerjaan
dan yang pada akhirnya akan mempengaruhi mutu suatu usaha sebagaimana tercermin
secara teknis manajemen, moral-etika, serta teknis ilmiah bagi kepentingan semua
pihak yaitu produsen, konsumen dan pemerintah serta masyarakat luas.
Metode pemecahan
masalah dalam GKM secara umum dikenal dengan
menggunakan tujuh (7) perangkat alat dan delapan (8) langkah pemecahan
masalah. Secara berurutan bisa dilihat di bawah ini
:
Tujuh (7) perangkat alat dalam GKM:
1. Stratifikasi
2. Lembar Data
3. Diagram Pareto
4. Diagram Ishikawa (tulang ikan)
5. Peta Kendali
6. Histogram
7. Diagram Tebar
Delapan (8) langkah dalam GKM:
1. Menentukan tema masalah.
2. Mengumpulkan dan menyajikan
data.
3. Menentukan sebab-sebab masalah.
4. Menyusun rencana perbaikan
5. Melaksanakan rencana perbaikan
6. Memeriksa hasil perbaikan.
7. Menentukan standarisasi.
8. Menetapkan rencana berikutnya.
A. Tujuh (7)
Perangkat Alat dalam GKM
1. Stratifikasi (Pengelompokan)
Adalah usaha untuk menguraikan dan
mengklasifikasikan persoalan menjadi kelompok-kelompok atau golongan sejenis
atau menjadi unsur tunggal dari persoalan, sehingga persoalan menjadi lebih
sederhana dan mudah dimengerti serta menghindari salah interpretasi.
2. Lembar Periksa (Lembar Data)
Adalah lembaran (sheet) yang digunakan untuk
mencatat kegiatan atau kejadian (data) dengan format yang sudah disiapkan
terlebih dahulu. Pengisi sheet tinggal memberikan tanda pada kolom yang sudah
disediakan.
Guna lembar periksa ini selain memudahkan
dalam pemeriksaan juga memudahkan dalam membuat rekapitulasi dan memudahkan
analisis terhadap masalah.
3. Diagram Pareto
Diagram pareto digunakan untuk menampilkan
data dengan tujuan untuk mengetahui suatu penyebab yang memberikan pengaruh yang
paling besar terhadap akibat. Dengan demikian bisa segera dilakukan langkah
perbaikan berdasarkan skala prioritas, yaitu penyebab yang paling besar
pengaruhnya terhadap akibat.
4. Diagram Ishikawa
(Tulang Ikan) / Fish Bone Chart
Diagram ini digunakan untuk menggambarkan
hubungan antara sebab dan akibat dari suatu kegiatan. Dengan diagram Ishikawa
kita dapat menjabarkan banyak sekali semua penyebab, mulai dari penyebab yang
paling dekat dengan akibat (masalah), sampai penyebab yang tidak dekat dengan
akibat (masalah). Diagram Ishikawa biasa juga disebut sebagai diagram Tulang
Ikan (Fish Bone Chart)
karena melihat bentuk dari anak panah yang menyerupai tulang ikan.
Untuk memudahkan dalam menginventarisasi
semua penyebab yang berpengaruh terhadap akibat (masalah) dengan menggunakan
diagram Ishikawa harus mempertimbangkan faktor 4M dan 1L yaitu : Mesin,
Material, Metode (cara), Man
(orang) dan Lingkungan, yang ditempatkan pada tulang ikan yang pertama. Secara
baku bentuk diagram Ishikawa (tulang ikan) bisa dilihat di bawah ini:
Untuk menguraikan lebih dalam lagi semua
penyebab, sebaiknya menggunakan metode sumbang saran (brain storming), karena semakin banyak
informasi yang dikumpulkan, semakin baik hasilnya. Selain itu dengan metode
bertanya “mengapa” yang berulang bisa mengefektifkan dalam menguraikan semua
penyebab yang berpengaruh terhadap akibat, baik langsung maupun tidak langsung.
Pertanyaan “mengapa” ini bisa dihentikan, jika dirasakan pertanyaan “mengapa”
tersebut sudah tidak diperlukan karena sudah terbayang suatu tindakan
penanggulangan dari penyebab tersebut.
5. Peta Kendali (Control Chart)
Merupakan grafik garis dengan pencantuman
batas maksimum dan minimum yang merupakan batas daerah pengendalian. Peta
kendali juga bisa dipergunakan untuk mengukur apakah proses (kegiatan produksi)
dalam keadaan terkendali atau tidak. Proses dikatakan dalam keadaan terkendali
jika unit yang diukur berada dalam batas-batas kendali.
Pada peta kendali bisa diketahui adanya
penyimpangan tetapi tidak terlihat penyebab penyimpangan tersebut. Peta kendali
hanya menunjukkan perubahan data dari waktu ke waktu.
Ada beberapa jenis peta kendali, tetapi untuk
penyajian data yang sering dipakai adalah peta kendali X-R, yang bentuknya
seperti di bawah ini :
6. Histogram
Histogram adalah diagram berupa diagram
batang (balok) yang menggambarkan penyebaran (distribusi) data yang ada, jadi
dengan menggnakan histogram, data yang dikumpulkan akan dengan mudah diketahui
sebenarnya (distribusinya).
7. Diagram Tebar
Diagram tebar adalah diagram yang digunakan
untuk mengetahui apakah ada korelasi (hubungan) atau tidak antara 2 variabel.
Diagram tebar bisa juga digunakan untuk mengetahui apakah suatu penyebab yang
diduga mempengaruhi atau tidak terhadap akibat (masalah) yang sedang
dihadapi.
B. Delapan (8) Langkah
dalam GKM
Sebenarnya delapan langkah untuk menyelesaikan
masalah yang sedang dihadapi oleh GKM merpakan siklus PDCA yaitu Plan (rencana),
Do (mengerjakan), Check (memeriksa), Action (tindakan). Hal ini dapat dilihat
pada gambar dibawah :
1. Langkah 1 : Menentukan Tema
Masalah
Tema merupakan kejadian atau masalah yang
perlu ditanggulangi oleh GKM yang diambil dari masalah yang berkembang di
lingkungan kerja GKM. Cara penentuan tema bisa dilakukan 2 cara :
a. Mengambil salah 1 masalah tema) yang
menjadi prioritas dari beberapa masalah yang ada di lokasi kerja gugus. Hal-hal
yang mendasari prioritas ini misalnya masalah tersebut mempunyai peluang besar
kontribusinya terhadap mutu usaha (cost, kualitas produk, safety,
dsb).
b. Mengambil 1 masalah (tema) yang ada di
lokasi kerja gugus yang menjadi kesepakatan dari semua anggota gugus.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penentuan tema (penilaian masalah) :
a. Menyangkut bidang kerja dan mengacu pada
kebijaksanaan manajemen (perusahaan).
b. Mampu dipecahkan oleh gugus, terutama pada
awal terbentuknya gugus, sebaiknya memilih tema yang relatif mudah.
c. Masalah (tema) yang dipilih harus spesifik
(tidak terlalu luas), sehingga siapapun bisa mengerti dengan jelas dengan
membaca tema tersebut.
2. Langkah 2 : Menyajikan Fakta dan
Data
Langkah kedua ini ditujukan untuk menyajikan
semua fakta dan data yang diperlukan untuk mendukung beberapa hal, misalnya
:
a. Menyajikan data sebagai dasar pemilihan
tema (masalah).
b. Menyajikan data yang menggambarkan masalah
yang dihadapi (yang akan diselesaikan)
Alat-alat yang bisa
digunakan pada langkah kedua ini misalnya :
a. Diagram Pareto, digunakan untuk
memparetokan semua masalah yang ada di lokasi kerja sehingga bisa diketahui
masalah yang menjadi prioritas untuk diselesaikan terlebih dahulu.
b. Histogram, digunakan untuk menyajikan
data-data sebagai gambaran awal dari suatu masalah yang akan
diselesaikan.
c. Peta Kendali, digunakan untuk menyajikan
penyimpangan-penyimpangan dari suatu masalah yang dihadapi dan yang akan
diselesaikan.
d. Stratifikasi, lembar periksa, yang
keduanya bisa digunakan untuk memulai suatu penentuan tema (masalah)
3. Langkah 3 : Menentukan Penyebab
Menentukan penyebab dibagi menjadi 2 tahap
yaitu :
a. Menentukan semua penyebab yang mungkin
berpengaruh terhadap masalah. Untuk menentukan semua penyebab ini bisa digunakan
alat diagram Tulang Ikan (Ishikawa) dengan teknik sumbang saran yang melibatkan
semua anggota gugus.
b. Memilih penyebab yang paling mungkin
(dominan) di antara semua penyebab yang ada (point no. 1). Untuk memilih
penyebab yang dominan ini bisa dilakukan 2 cara sesuai dengan karakteristik
penyebabnya.
●Jika
penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya bisa dikuantitatifkan, maka bisa
menggunakan diagram pareto sehingga akan dipilih penyebab yang berpengaruh
paling besar, atau bisa menggunakan diagram tebar sehingga akan diketahui
penyebab-penyebab yang benar-benar memberikan pengaruh terhadap
masalah.
●Jika
penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya tidak bisa dikuantitatifkan (kualitatif),
pemilihan penyebab yang dominan bisa dilakukan melalui kesepakatan yang
melibatkan semua anggota gugus.
Perlu diingat juga bahwa sering dijumpai dari
penyebab-penyebab yang sudah dikumpulkan sangat sulit untuk menentukan penyebab
yang dominan. Oleh karena itu, pemilihan penyebab yang dominan ini bisa
diabaikan dan semua penyebab yang sudah dkumpulkan tadi langsung dibuat rencana
penanggulangannya (rencana perbaikan).
4. Langkah 4 : Merencanakan
Perbaikan
Langkah ke-4 ini bertujuan mencari pemecahan
untuk menghilangkan semua penyebab (penyebab yang dominan) yang sudah ditentukan
sebelumnya. Merencanakan langkah perbaikan di dalam GKM dapat ditentukan dengan
teknik sumbang saran (penyampaian ide) dari semua anggota gugus dengan tetap
mengacu pada pemilihan langkah perbaikan yang paling efektif dan
efisien.
Untuk memudahkan penjabarannya, merencanakan
langkah perbaikan bisa menggunakan prinsip 1H-5W yaitu How, What, Why, Where,
Who, dan When.
5. Langkah 5 : Melaksanakan
Perbaikan
Langkah ke-5 ini adalah melaksanakan semua
rencana perbaikan yang sudah disepakati dan dibahas dengan matang oleh semua
anggota gugus.
Dalam melaksanakan perbaikan ini perlu
dijelaskan juga tentang pentingnya kesungguhan dan partisipasi penuh dari semua
anggota gugus sesuai tugas yang sudah dibagikan dan diharapkan juga semua
pelaksanaan dari rencana perbaikan bisa diselesaikan sesuai dengan waktu yang
disepakati.
6. Langkah 6 : Memeriksa Hasil
Perbaikan
Setelah semua rencana sudah dilaksanakan
dengan benar sesuai dengan yang disepakati, maka langkah selanjutnya adalah
memeriksa hasil dari perbaikan tersebut, untuk mengukur apakah semua perbaikan
yang dilakukan oleh gugus bisa menanggulangi penyebab yang mempengaruhi suatu
masalah.
Cara memeriksa hasil perbaikan ini bisa
dilakukan dengan membandingkan kondisi masalah sebelum perbaikan dan kondisi
masalah setelah perbaikan atau dengan membandingkan data yang menggambarkan
masalah sebelum perbaikan dan data yang menggambarkan setelah
perbaikan.
Penyajian data yang menggambarkan masalah
setelah perbaikan hendaknya menggunakan alat yang sama dengan penyajian data
yang menggambarkan masalah sebelum perbaikan. Jika sebelumnya menggunakan
diagram pareto, maka setelah perbaikan harus menggunakan diagram pareto.
Alat-alat lain yang digunakan di langkah ke-6 selain diagram pareto adalah
lembar periksa, histogram dan peta kendali.
7. Langkah 7 : Standarisasi
Setelah langkah perbaikan yang dilakukan
sudah diperiksa dan bisa mengatasi penyebab masalah yang dihadapi, langkah
berikutnya perlu dibuatkan standarisasi yang bisa dijadikan acuan kerja di
lokasi kerja gugus dan ditujukan pula untuk mencegah masalah yang muncul
sebelumnya akan terulang lagi. Jika perlu standarisasi ini juga bisa
disebarluaskan kepada lokasi kerja yang lain yang sejenis dengan lokasi kerja
gugus. Standarisasi yang dibuat bisa meliputi standar untuk cara kerja (metode),
manusia (operator/mekanik), material, mesin dan lingkungan kerja.
8. Langkah 8 : Merencanakan Langkah
Berikutnya
Pada dasarnya merencanakan langkah berikutnya
adalah menentukan masalah selanjutnya yang akan diselesaikan oleh gugus dan
prinsipnya sama dengan penentuan tema masalah seperti di langkah pertama yaitu
masalah yang dipilih untuk diselesaikan bisa melalui 2 cara yaitu :
● Memilih masalah
yang paling prioritas dari masalah-masalah yang ada di lokasi kerja,
atau
● Memilih masalah
melalui kesepakatan semua anggota gugus