PEMECAHAN MASALAH DALAM QCC/ GKM

PEMECAHAN MASALAH DALAM GKM 

Pemecahan masalah adalah media perantara untuk mencapai tujuan GKM, artinya melalui pemecahan masalah ini peranan gugus akan memperoleh makna pengakuan serta penghargaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan akhir GKM, yaitu peningkatan atau usaha dalam arti yang seluas-luasnya. Dengan demikian, pemecahan masalah adalah kegiatan yang sentral dan sekaligus vital yang patut memperoleh perhatian besar dari semua pihak. Masalah-masalah yang digarap oleh gugus adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan yang pada akhirnya akan mempengaruhi mutu suatu usaha sebagaimana tercermin secara teknis manajemen, moral-etika, serta teknis ilmiah bagi kepentingan semua pihak yaitu produsen, konsumen dan pemerintah serta masyarakat luas.

Metode pemecahan masalah dalam GKM secara umum dikenal dengan menggunakan tujuh (7) perangkat alat dan delapan (8) langkah pemecahan masalah. Secara berurutan bisa dilihat di bawah ini :

Tujuh (7) perangkat alat dalam GKM:

1. Stratifikasi

2. Lembar Data

3. Diagram Pareto

4. Diagram Ishikawa (tulang ikan)

5. Peta Kendali

6. Histogram

7. Diagram Tebar

Delapan (8) langkah dalam GKM:

1. Menentukan tema masalah.

2. Mengumpulkan dan menyajikan data.

3. Menentukan sebab-sebab masalah.

4. Menyusun rencana perbaikan

5. Melaksanakan rencana perbaikan

6. Memeriksa hasil perbaikan.

7. Menentukan standarisasi.

8. Menetapkan rencana berikutnya.

 A. Tujuh (7) Perangkat Alat dalam GKM

1. Stratifikasi (Pengelompokan)

Adalah usaha untuk menguraikan dan mengklasifikasikan persoalan menjadi kelompok-kelompok atau golongan sejenis atau menjadi unsur tunggal dari persoalan, sehingga persoalan menjadi lebih sederhana dan mudah dimengerti serta menghindari salah interpretasi.

2. Lembar Periksa (Lembar Data)

Adalah lembaran (sheet) yang digunakan untuk mencatat kegiatan atau kejadian (data) dengan format yang sudah disiapkan terlebih dahulu. Pengisi sheet tinggal memberikan tanda pada kolom yang sudah disediakan.

Guna lembar periksa ini selain memudahkan dalam pemeriksaan juga memudahkan dalam membuat rekapitulasi dan memudahkan analisis terhadap masalah.

3. Diagram Pareto

Diagram pareto digunakan untuk menampilkan data dengan tujuan untuk mengetahui suatu penyebab yang memberikan pengaruh yang paling besar terhadap akibat. Dengan demikian bisa segera dilakukan langkah perbaikan berdasarkan skala prioritas, yaitu penyebab yang paling besar pengaruhnya terhadap akibat.

4. Diagram Ishikawa (Tulang Ikan) / Fish Bone Chart

Diagram ini digunakan untuk menggambarkan hubungan antara sebab dan akibat dari suatu kegiatan. Dengan diagram Ishikawa kita dapat menjabarkan banyak sekali semua penyebab, mulai dari penyebab yang paling dekat dengan akibat (masalah), sampai penyebab yang tidak dekat dengan akibat (masalah). Diagram Ishikawa biasa juga disebut sebagai diagram Tulang Ikan (Fish Bone Chart) karena melihat bentuk dari anak panah yang menyerupai tulang ikan.

Untuk memudahkan dalam menginventarisasi semua penyebab yang berpengaruh terhadap akibat (masalah) dengan menggunakan diagram Ishikawa harus mempertimbangkan faktor 4M dan 1L yaitu : Mesin, Material, Metode (cara), Man (orang) dan Lingkungan, yang ditempatkan pada tulang ikan yang pertama. Secara baku bentuk diagram Ishikawa (tulang ikan) bisa dilihat di bawah ini:

Untuk menguraikan lebih dalam lagi semua penyebab, sebaiknya menggunakan metode sumbang saran (brain storming), karena semakin banyak informasi yang dikumpulkan, semakin baik hasilnya. Selain itu dengan metode bertanya “mengapa” yang berulang bisa mengefektifkan dalam menguraikan semua penyebab yang berpengaruh terhadap akibat, baik langsung maupun tidak langsung. Pertanyaan “mengapa” ini bisa dihentikan, jika dirasakan pertanyaan “mengapa” tersebut sudah tidak diperlukan karena sudah terbayang suatu tindakan penanggulangan dari penyebab tersebut.

5. Peta Kendali (Control Chart)

Merupakan grafik garis dengan pencantuman batas maksimum dan minimum yang merupakan batas daerah pengendalian. Peta kendali juga bisa dipergunakan untuk mengukur apakah proses (kegiatan produksi) dalam keadaan terkendali atau tidak. Proses dikatakan dalam keadaan terkendali jika unit yang diukur berada dalam batas-batas kendali.

Pada peta kendali bisa diketahui adanya penyimpangan tetapi tidak terlihat penyebab penyimpangan tersebut. Peta kendali hanya menunjukkan perubahan data dari waktu ke waktu.

Ada beberapa jenis peta kendali, tetapi untuk penyajian data yang sering dipakai adalah peta kendali X-R, yang bentuknya seperti di bawah ini :

6. Histogram

Histogram adalah diagram berupa diagram batang (balok) yang menggambarkan penyebaran (distribusi) data yang ada, jadi dengan menggnakan histogram, data yang dikumpulkan akan dengan mudah diketahui sebenarnya (distribusinya).

7. Diagram Tebar

Diagram tebar adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui apakah ada korelasi (hubungan) atau tidak antara 2 variabel. Diagram tebar bisa juga digunakan untuk mengetahui apakah suatu penyebab yang diduga mempengaruhi atau tidak terhadap akibat (masalah) yang sedang dihadapi.

B. Delapan (8) Langkah dalam GKM

Sebenarnya delapan langkah untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi oleh GKM merpakan siklus PDCA yaitu Plan (rencana), Do (mengerjakan), Check (memeriksa), Action (tindakan). Hal ini dapat dilihat pada gambar dibawah : 

1. Langkah 1 : Menentukan Tema Masalah

Tema merupakan kejadian atau masalah yang perlu ditanggulangi oleh GKM yang diambil dari masalah yang berkembang di lingkungan kerja GKM. Cara penentuan tema bisa dilakukan 2 cara :

a. Mengambil salah 1 masalah tema) yang menjadi prioritas dari beberapa masalah yang ada di lokasi kerja gugus. Hal-hal yang mendasari prioritas ini misalnya masalah tersebut mempunyai peluang besar kontribusinya terhadap mutu usaha (cost, kualitas produk, safety, dsb).

b. Mengambil 1 masalah (tema) yang ada di lokasi kerja gugus yang menjadi kesepakatan dari semua anggota gugus.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penentuan tema (penilaian masalah) :

a. Menyangkut bidang kerja dan mengacu pada kebijaksanaan manajemen (perusahaan).

b. Mampu dipecahkan oleh gugus, terutama pada awal terbentuknya gugus, sebaiknya memilih tema yang relatif mudah.

c. Masalah (tema) yang dipilih harus spesifik (tidak terlalu luas), sehingga siapapun bisa mengerti dengan jelas dengan membaca tema tersebut.

2. Langkah 2 : Menyajikan Fakta dan Data

Langkah kedua ini ditujukan untuk menyajikan semua fakta dan data yang diperlukan untuk mendukung beberapa hal, misalnya :

a. Menyajikan data sebagai dasar pemilihan tema (masalah).

b. Menyajikan data yang menggambarkan masalah yang dihadapi (yang akan diselesaikan)

                  Alat-alat yang bisa digunakan pada langkah kedua ini misalnya :

a. Diagram Pareto, digunakan untuk memparetokan semua masalah yang ada di lokasi kerja sehingga bisa diketahui masalah yang menjadi prioritas untuk diselesaikan terlebih dahulu.

b. Histogram, digunakan untuk menyajikan data-data sebagai gambaran awal dari suatu masalah yang akan diselesaikan.

c. Peta Kendali, digunakan untuk menyajikan penyimpangan-penyimpangan dari suatu masalah yang dihadapi dan yang akan diselesaikan.

d. Stratifikasi, lembar periksa, yang keduanya bisa digunakan untuk memulai suatu penentuan tema (masalah)

3. Langkah 3 : Menentukan Penyebab

Menentukan penyebab dibagi menjadi 2 tahap yaitu :

a. Menentukan semua penyebab yang mungkin berpengaruh terhadap masalah. Untuk menentukan semua penyebab ini bisa digunakan alat diagram Tulang Ikan (Ishikawa) dengan teknik sumbang saran yang melibatkan semua anggota gugus.

b. Memilih penyebab yang paling mungkin (dominan) di antara semua penyebab yang ada (point no. 1). Untuk memilih penyebab yang dominan ini bisa dilakukan 2 cara sesuai dengan karakteristik penyebabnya.

●Jika penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya bisa dikuantitatifkan, maka bisa menggunakan diagram pareto sehingga akan dipilih penyebab yang berpengaruh paling besar, atau bisa menggunakan diagram tebar sehingga akan diketahui penyebab-penyebab yang benar-benar memberikan pengaruh terhadap masalah.

●Jika penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya tidak bisa dikuantitatifkan (kualitatif), pemilihan penyebab yang dominan bisa dilakukan melalui kesepakatan yang melibatkan semua anggota gugus.

Perlu diingat juga bahwa sering dijumpai dari penyebab-penyebab yang sudah dikumpulkan sangat sulit untuk menentukan penyebab yang dominan. Oleh karena itu, pemilihan penyebab yang dominan ini bisa diabaikan dan semua penyebab yang sudah dkumpulkan tadi langsung dibuat rencana penanggulangannya (rencana perbaikan).

4. Langkah 4 : Merencanakan Perbaikan

Langkah ke-4 ini bertujuan mencari pemecahan untuk menghilangkan semua penyebab (penyebab yang dominan) yang sudah ditentukan sebelumnya. Merencanakan langkah perbaikan di dalam GKM dapat ditentukan dengan teknik sumbang saran (penyampaian ide) dari semua anggota gugus dengan tetap mengacu pada pemilihan langkah perbaikan yang paling efektif dan efisien.

Untuk memudahkan penjabarannya, merencanakan langkah perbaikan bisa menggunakan prinsip 1H-5W yaitu How, What, Why, Where, Who, dan When.  

5. Langkah 5 : Melaksanakan Perbaikan

Langkah ke-5 ini adalah melaksanakan semua rencana perbaikan yang sudah disepakati dan dibahas dengan matang oleh semua anggota gugus.

Dalam melaksanakan perbaikan ini perlu dijelaskan juga tentang pentingnya kesungguhan dan partisipasi penuh dari semua anggota gugus sesuai tugas yang sudah dibagikan dan diharapkan juga semua pelaksanaan dari rencana perbaikan bisa diselesaikan sesuai dengan waktu yang disepakati.

6. Langkah 6 : Memeriksa Hasil Perbaikan

Setelah semua rencana sudah dilaksanakan dengan benar sesuai dengan yang disepakati, maka langkah selanjutnya adalah memeriksa hasil dari perbaikan tersebut, untuk mengukur apakah semua perbaikan yang dilakukan oleh gugus bisa menanggulangi penyebab yang mempengaruhi suatu masalah.

Cara memeriksa hasil perbaikan ini bisa dilakukan dengan membandingkan kondisi masalah sebelum perbaikan dan kondisi masalah setelah perbaikan atau dengan membandingkan data yang menggambarkan masalah sebelum perbaikan dan data yang menggambarkan setelah perbaikan.

Penyajian data yang menggambarkan masalah setelah perbaikan hendaknya menggunakan alat yang sama dengan penyajian data yang menggambarkan masalah sebelum perbaikan. Jika sebelumnya menggunakan diagram pareto, maka setelah perbaikan harus menggunakan diagram pareto. Alat-alat lain yang digunakan di langkah ke-6 selain diagram pareto adalah lembar periksa, histogram dan peta kendali.

7. Langkah 7 : Standarisasi

Setelah langkah perbaikan yang dilakukan sudah diperiksa dan bisa mengatasi penyebab masalah yang dihadapi, langkah berikutnya perlu dibuatkan standarisasi yang bisa dijadikan acuan kerja di lokasi kerja gugus dan ditujukan pula untuk mencegah masalah yang muncul sebelumnya akan terulang lagi. Jika perlu standarisasi ini juga bisa disebarluaskan kepada lokasi kerja yang lain yang sejenis dengan lokasi kerja gugus. Standarisasi yang dibuat bisa meliputi standar untuk cara kerja (metode), manusia (operator/mekanik), material, mesin dan lingkungan kerja.

8. Langkah 8 : Merencanakan Langkah Berikutnya

Pada dasarnya merencanakan langkah berikutnya adalah menentukan masalah selanjutnya yang akan diselesaikan oleh gugus dan prinsipnya sama dengan penentuan tema masalah seperti di langkah pertama yaitu masalah yang dipilih untuk diselesaikan bisa melalui 2 cara yaitu :

● Memilih masalah yang paling prioritas dari masalah-masalah yang ada di lokasi kerja, atau

● Memilih masalah melalui kesepakatan semua anggota gugus