DOCUMENT CONTROL

 

DOKUMEN CONTROL

A.          Pengertian Tentang Dokument Kontrol

Dokumen Kontrol Adalah suatu system yang menangani masalah pencatatan transaksi dokumen yang terjadi dalam perusahaan. Keberadaan dokumen control adalah salah satu prosedur yang harus dipenuhi bagi sebuah perusahaan untuk dapat memiliki sertifikat ISO 9000´. Pihak ISO 9000 pada dasarnya tidak menyebutkan secara eksplisit mengenai keharusan adanyas ystem dokumen control dengan standar tertentu. Pihak ISO 9000 hanya mensyaratkan adanya proses/prosedur control of document dan control of record. Secara singkat bahwa yang dimaksudd engan document and record control adalah system yang menjamin bahwa semua staff yang adadalam perusahaan memiliki sebuah dokumen yang tepat. Dan untuk keperluan itulah sistemd okumen control lahir.Untuk menjaga validasi informasi suatu system dokumen control meliputi proses pencatatan permintaan pembuatan dokumen baru dan pencatatan permintaan untuk revisi dokumen.

B.            ISO 9000

ISO 9000 adalah salah satu seri yang dikeluarkan oleh badan standarisasi internationl. ISO 9000 termsuk didalam standar eksternal. artinya bahwa standar ini mendefinisikan cara bagaimana suatu organisasi berhubungan dengan klien dan kompetitornya seri atau keluarga ISO 9000 terfokus pada manajemen yang berkualitas. yang berarti bahwa suatu organisasi Harus dapat Memenuhi Kepuasan Pelanggan,mempunyai aturan aturan yang berjalan dengan baik, berorientasi pada pelanggan dan perkembangan secara berkeseimbangan.Termasuk didalamnya adalah:

1.      ISO 9001

Secara umum digunakan pada perusahaan dagang yang merancang dan menghasilkan produk mereka sendiri. ISO 9001 terdiri dari 20 quality system requirements yang harus dipenuhi.

2.      ISO 9002

Digunakan pada fasilitas-fasilitas yang produknya masih bergantung pada sub kontraktor lain. Syarat untuk mendapatkan sertifikat ini mengikuti syarat pada ISO 9001 kecuali pada bagian elemen design control.

3.      ISO 9003

Merupakan seri yang mempunyai cakupan area paling kecil disbanding dua seri sebelumnya. Syarat untuk mendapatkan seri ini cukup dengan memenuhi inspeksi final, beberapa procedure, dan 16 syarat dari 20 syarat yang diperuntukkan bagi seri ISO 9001.

 

C.           Wewenang Dan tanggung Jawab

1. Melakukan pengaturan dan penatausahaan dokumen perusahaan termasuk didalamnya penyimpanan, penggandaan, penandaan dan distribusi/penyebaran dokumen.

2. Melakukan pembuatan dokumen baru, revisi dokumen, penarikan atas dokumen yang direvisidan pemusnahan dokumen yang telah kadaluwarsa.

3. Melayani dan memastikan bahwa peminjaman dokumen oleh unit kerja lain telah dilakukansesuai prosedur yang berlaku dan dokumen yang dipinjam telah dikembalikan tepat waktu.

4. Bertanggung jawab mengenai semua hal-hal dokumentasi yang terkait, seperti ISO 9000,S MC (safety management certificate).

5. Mengendalikan semua dokumen yang diperlukan perusahaan meliputi dokumen system keselamatan, surat-surat ijin sertifikat, peta (Drawing) dan buku-buku publikasi lain. CopyRight@Pt. Truba Jaya Engineering.